AIに入力してはいけない会社情報｜顧客情報・機密情報を守るための考え方

生成AIは、メール、資料、問い合わせ返信、議事録などの下書きに使えます。一方で、元の文章に顧客情報や会社の機密情報が含まれている場合、そのまま入力してよいとは限りません。

大切なのは「AIは危険だから使わない」か「便利だから何でも入れる」かの二択にしないことです。入力する情報を分け、利用するサービスの設定と会社のルールを確認し、安全に試せる方法から始めます。

この記事は一般的な整理であり、法律・セキュリティの個別判断を代わりに行うものではありません。自社の契約、規程、業種別のルールがある場合はそちらを優先してください。

そのまま入力しない方がよい情報

単独では分からなくても、複数の情報を組み合わせると特定できる場合があります。

これらは、文章作成のために必要ありません。入力欄だけでなく、添付ファイルや画像にも写り込んでいないか確認します。

入力できるかどうかは、自社の規程、契約、利用サービスのプランや設定によっても変わります。

医療、法律、税務、人事評価、安全管理など、誤りによる影響が大きい内容は、AIだけで判断しません。下書きや論点整理に使う場合も、資格者・担当者・責任者の確認を残します。

「山田太郎様」を「顧客A」、「株式会社○○」を「取引先B」のように置き換えます。ただし、業界、地域、取引日、特殊な事情の組み合わせで特定できないかも確認します。

実際の顧客メールを入れず、架空の問い合わせを使って返信テンプレートを作ります。型ができた後、実際の案件では必要な部分を人が入力します。

すでにWebサイトへ掲載しているサービス説明、営業時間、公開済みのFAQなどをもとに下書きします。公開情報でも、正確な最新版かを確認します。

文書全体を貼り付けず、文章を整えるために必要な部分だけにします。目的に不要な氏名、金額、契約条件などは削除します。

利用可能なAI、入力してよい情報、確認担当、保存方法を決めます。従業員が個人アカウントで勝手に使う状態を避けます。

提供会社の利用規約、プライバシー情報、管理設定、学習への利用設定、保存期間、組織向け機能を確認します。サービスやプランによって条件が異なり、後から変更されることもあるため、公式情報を定期的に確認します。

顧客や取引先との契約、秘密保持契約、委託契約で外部サービスへの入力が制限されていないか確認します。

AIが作った文章を誰が確認し、誰が公開・送信するか決めます。価格、日付、固有名詞、契約条件、専門判断は特に確認します。

入力前に、次の4つを確認します。

1つでも不明なら、そのまま入力せず、情報を削るか、担当者へ確認します。

実際のルールは、会社の業務と利用サービスに合わせて調整します。

生成AIを仕事で使うときは、入力する情報を選びます。個人情報、認証情報、決済情報、会社や取引先の機密情報は、そのまま入力しません。

公開情報、匿名化した例、架空の内容から始め、AIは下書き、人が確認・判断する流れを作ると安全に試しやすくなります。

仕事内容によって、AIに向く部分と、人が確認すべき部分は異なります。まず一般的な不安を確認したい方はFAQを、サービスの利用範囲を相談したい方は公式LINEをご利用ください。